Télétravail : l’esprit d’équipe

 par Sébastien Méric

Pendant des siècles le travail à domicile était la règle. Les tisserands, les serruriers, les mécaniciens, les fabricants de chaussures, de bonnèterie et de draps, …. travaillaient en famille à leur domicile avec leur propre matériel. Au début du 19^ème siècle lors de la révolution industrielle l’emploi de la force motrice (des rivières puis des machines à vapeur) on a regroupé les ouvriers dans des ateliers. Ainsi les grandes entreprises sont nées. Au début du 21^ème siècle les contraintes sanitaires ont amené à revenir sur ce modèle classique d’organisation. Actuellement, ceci concerne surtout les activités de service et commerciale. Pour l’instant, le télétravail concerne peu les activités industrielles.

Cette évolution est permise par les progrès considérables réalisés dans le domaine des télécommunications et des PC portables. Les débits permis par Internet ainsi que la 5G, la puissance des micro-processeurs et les capacités considérables de stockage des portables ont permis de travailler à distance comme si on se trouvait dans les locaux de l’entreprise. Il est ainsi possible de permettre à environ 40 % des salariés de travailler à domicile comme on le faisait au 18^ème siècle.

 Le rôle fondamental des logiciels

Les logiciels utilisés par les télétravailleurs sont les mêmes que ceux utilisés dans l’entreprise en émulation à distance avec un VPN (comptabilité, gestion des commandes et facturation, gestion du personnel et de la paie, …) ainsi que des logiciels de bureautique comme Excel, Word, PowerPoint, …

Mais pour travailler à distance il est nécessaire de pouvoir communiquer facilement afin de pouvoir échanger sans peine entre les différents membres de son équipe. La base est le téléphone et notamment le smartphone. Pour enrichir la relation téléphonique on peut leur ajouter la vidéo. Des logiciels de communication sont apparus au début des années 2000 comme Skype, Hangout ou WebEx. Ensuite de nombreux autres programmes semblables sont apparus comme Zoom, FaceTime, WhatsApp, Signal, Telegram, Jitsi, Slack, …

Si communiquer est essentiel pour travailler, se coordonner est indispensable pour être plus efficace. Afin de permettre aux équipes travaillant à distance de se coordonner, dès le milieu des années 2000 apparaissent les premiers outils permettent de le faire. Le premier logiciel de ce type est Jira apparu en 2002. Au fil du temps de nouveaux programmes sont apparus comme Trello, Monday, Microsoft Project, Microsoft Planner, …

Souvent, il est nécessaire de travailler ensemble simultanément sur un même document, parce que certaines tâches ne peuvent pas être effectués par une seule personne. Même en les décomposant en différentes sous-tâches confiées à différentes personnes on n’y arrive pas. C’est comme pour déplacer une vieille armoire normande, il est nécessaire de la faire à plusieurs. De même les opérations complexes nécessite une forte coordination. Vers la fin des années 2000 et au début des années 2010 des outils de collaboration sont apparus tel que Miro, Mural, Google Docs, Teams, Klaxoon, …

Depuis une dizaine d'années ces logiciels ont permis d’assurer le travail en équipe à distance de nombreuses activités dans des conditions acceptables comme par exemple dans le bâtiment les échanges entre l’architecte, le bureau d’études et les entreprises. Ceci explique en grande partie le succès du télétravail. En effet, les salariés, contraints et forcés en mars 2020 de passer brutalement au télétravail l'ont accepté car les logiciels existaient. Même s’il a été mis en place en urgence et dans des conditions difficiles : chacun était seul chez lui et devait se débrouiller comme il pouvait, on y est arrivé.

Rappelez vous, à cette époque, on s’inquiétait surtout pour savoir si les réseaux allaient tenir et si la sécurité serait suffisante. On était alors moins préoccupé par le besoin de faire travailler de manière plus efficace les équipes. Mais, ce qui était acceptable pendant la crise sanitaire et les confinements successifs était moins acceptable en période de travail normal. Il est maintenant nécessaire d’améliorer les modalités du télétravail.

En effet, malgré l’existence de nombreux outils, dont certains sont excellents, un malaise s'est installé. Il est en grande partie dû au manque de chaleur et d’échanges interpersonnels comme : les discussions à la machine à café, les échanges impromptus en passant la tête par la porte, les apartés avec une personne pendant une réunion, … De plus le management ressent une certaine difficulté à « sentir » leur équipe. « C’est un peu comme gérer à travers un édredon » constate le responsable d’un grand projet d'engineering. On s’est alors inquiété du risque d’effondrement de la productivité en se demandant si tel ou tel membre de l’équipe « tiendrait », …

Un premier bilan

Finalement, après deux ans d’expérience du télétravail, différentes études sont disponibles et les constats sont souvent paradoxaux :

-          Effectivement, le télétravail permet d’améliorer le bien-être des salariés : la réduction du temps de transport quotidien réduit (1 heure de moyenne pour la région Ile de France), une meilleure organisation du temps personnel et professionnelle, grâce au temps gagné on assiste au développement de la pratique du sport, à l'augmentation du temps est consacré à divers associations, …

-          Simultanément on constate une forte croissance du nombre de burnouts. Ils ont augmenté de 270 % en deux ans ! Les managers sont deux fois plus touchés que les autres salariés et 20 % d’entre eux font des burnouts sévères !

De même on note une forte disparité des conséquences du télétravail :

-          Non seulement la productivité des salariés n’a pas diminuée comme on pouvait le craindre mais, au contraire, elle a augmenté. Toutes les études montrent qu’il y a eu une croissance moyenne de la productivité des salariés pratiquant le télétravail de l’ordre de 20 % .

-          Par contre, on constate une diminution massive de la créativité. Or, sans elle, il n’y a pas d’innovations. Comme chacun le sait, celles-ci sont fondamentales pour que l’entreprise s’adapte au marché car il évolue sans cesse et à terme, elle risque de dépérir et de finir en faillite.

On note aussi une forte disparité des points de vue sur le télétravail :

-          D’un côté, les différents collaborateurs voient bien que leur productivité a augmenté.

-          De l’autre, les directions craignent que leur personnel, lorsqu’il est en télétravail à leur domicile, « se la coule douce ».

Entre ces deux attitudes on constate que les managers des équipes tentent de résoudre la quadrature du cercle, avec des outils mal adaptés.

Trois objectifs clés

Pour éviter ces effets de bords il est nécessaire de disposer d'un outil de travail en équipe qui soit souple et efficace. Il doit pour cela répondre à trois objectifs en allant du basic au plus sophistiqué :

• Permettre à tout instant des échanges fluides entre les personnes qu’elles soient sur place ou à distance. Il doit être possible de contacter n’importe quel membre de l’équipe sans avoir besoin d’effectuer un appel téléphonique, d’envoyer un SMS ou un mail, ou d’effectuer une procédure laborieuse de connexion. Tous les membres de l’équipe doivent être accessible à tout moment quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Ainsi on ne perd plus de temps à rechercher une personne. Bien entendu elle peut se rendre indisponible pour quelque raison que ce soit (besoin de calme pour effectuer une tâche délicate, pause-café, repas, courses personnelles, recherche des enfants à l’école ,…. ). Mais le reste du temps elle est à portée de voix Il est ainsi possible de discuter à deux, d’organiser une réunion à plusieurs ou avec l’ensemble de l’équipe. Dès que la personne est devant son micro ou son smartphone il doit être possible de la voir.
• Pour travailler efficacement il est nécessaire de disposer d’un tableau (noir, blanc ou un bureau). Chaque membre de l’équipe peut intervenir sur le tableau pour faire un dessin, glisser une photo, créer et afficher un post-it, ouvrir un document en format PDF comme une présentation, … A tout moment un des intervenant peut modifier ou compléter ce qui s’affiche sur le tableau qu’il soit sur place ou à distance.
• Pouvoir travailler à plusieurs sur le même document comme un texte, un tableau de calcul ou une présentation. Tout l’équipe le voit et un intervenant a la main sur le document, peut dérouler les pages, le compléter et le corriger à tout moment. Dans un deuxième temps il doit être possible que chaque participant puisse intervenir simultanément sur le même document.

Ce type d’outil permet d’avoir un mode de travail réellement collaboratif. Cependant si communiquer et collaborer sont essentiels, cela ne suffit pas à créer un véritable collectif de travail. En effet, même si les collaborateurs sont équipés d’outil de communication, de coordination et de collaboration à distance il leur manque une composant important. En effet, la disponibilité de matériels et de logiciels n’est pas suffisante, faut-il encore qu’ils constituent une équipe.

Le rôle fondamental du collectif

Pour retrouver la créativité et remettre l’innovation en marche, les équipes ont besoin d’exister à travers un collectif. De manière classique on appelle les outils existants les 3C pour Communication, Coordination et Collaboration. Mais ces concepts délaissent une notion fondamentale : le Collectif. Une équipe efficace c'est d'abord un collectif de travail. L'outil à mettre en place doit permettre de créer le collectif doit répondre aux trois objectifs suivants :

-          Immerger les membres de l’équipe dans une ambiance commune. Aucun membre du collectif ne doit se sentir seul. Il doit sentir et voir son équipe autour de lui. Sur un plateau « openspace » il y a les va-et-vient, les discussions, les collaborations, … Ils participent au fonctionnement de l’équipe. En télétravail toues ces interactions doivent être accessibles à distance.

-          Permettre des conversations fluides et informelles. Il est impératif que chaque collaborateur puisse discuter facilement avec ses collègues sans protocoles compliqués. Il est important de pouvoir « sauter » dans une conversation en cours, de l’enrichir et de la faire évoluer.

-          Permettre aisément l’échange d’information au sein de l’équipe. En présentiel, deux personnes peuvent s’asseoir côte à côte et collaborer en « partageant » leurs écrans, chacun regardant celui de son voisin. Il faut permettre le même type d’échange à distance. Il doit aussi être possible de relire ensemble un document et de l’annoter comme si on était en présentiel. Pour avoir un travail collectif efficace on doit pouvoir partager un document sans recourir à des protocoles lourds (comme des échanges par mail, l’envoi de fichier par We-Trensfer, ou autre, des dépôts dans Dropbox, Drive ou Onedrive, …). Profitant des possibilités offertes par le numérique ces échanges peuvent être améliorer.

Lors d’une conférence du Club Européen de la Gouvernance des Système d’Information, qui s’est tenue le 7 septembre 2022, Sébastien Méric, Président-Fondateur de Holoffice, travaillant sur ce sujet depuis plusieurs années et ayant développé le logiciel Holoffice, a exposé ses idées dans sa présentation sur : « Le télétravail : l’esprit d’équipe ». Elle a traité les points suivants :

1. -        Les enjeux du télétravail (slide 3 à 8), 
2. -        Les enjeux du travail en équipe (slide 9 à 11),  
3. -        Le collectif à distance (slide 12 à 14), 
4. -        Les fonctions de Holoffice (slide 15 à 18).

 

Lire ci-dessous le support de présentation de l’exposé de Sébastien Méric :