COBIT 5 en français. Un progrès significatif vers la Gouvernance des Système d’Information

Bonne nouvelle : le référentiel d’audit informatique COBIT 5 est disponible en français. Celle-ci a été réalisée par le chapitre ISACA Québec. On se rappellera que cette nouvelle version du référentiel de l’informatique est sortie en avril 2012. Il a donc fallu près de 2 ans et demi pour qu’elle soit traduit en français. Jusqu’alors, ceux qui ne sont pas à l’aise avec la version anglaise continuaient d’utiliser la version 4.1. Ce texte est disponible en cliquant sur : COBIT EN FRANÇAIS.

Il est gratuit pour les membres de l’AFAI et de l’ISACA à jour de leur cotisation et il est payant pour les autres. Plus précisément le premier volume est gratuit pour tous et le deuxième volume, décrivant le détail des bonnes pratiques, coûte 50 $ en format PDF pour ceux qui ne sont pas membre. Le document peut être acheté sur support papier pour 95 $ (40 $ pour le premier volume et 55 $ pour le second). Pour les adhérents les deux volumes papiers coûtent 70 $.

Que dit COBIT 5 ?

A l’origine Cobit est un outil de travail pour les auditeurs informatiques. Il a remplacé un ouvrage qui s’appelait jadis « Control Objectives » qui était une compilation de check-lists d’audit permettant de dégager un certain nombre de bonnes pratiques et de points de contrôle. Cobit a pris sa suite en améliorant et en enrichissant son contenu. De version en version Cobit a permis de dégager un ensemble de règles de gestion efficace de la gouvernance informatique. Depuis la sortie de Cobit 4 en 2007 différents travaux ont été effectués en parallèle par l’ISACA notamment le référentiel VAL IT, pour valeur crée par l’informatique, publié en 2006 puis en 2008 pour la deuxième version et de Risk IT, pour gérer les risques liés à l’informatique, publié en 2009. La version COBIT 5 a intégré VAL IT et Risk IT.

COBIT 5 identifie 37 processus. Ce sont des ensembles organisés de pratiques et d’activités permettant d’atteindre des résultats des objectifs généraux liées aux technologies informatiques.

Ils sont regroupés en cinq domaines :

•        Evaluer, Diriger et Surveiller : EDS. Ce domaine comprend 5 processus. Il permet de s’assurer du respect des grandes règles de gouvernance.
•        Aligner, Planifier et Organiser : APO. Ce domaine comprend 13 processus. Ce sont les bases de la gestion de l’informatique.
•        Bâtir, Acquérir et Implanter : BAI. Ce domaine comprend 10 processus. Le but de ce domaine est d’améliorer les processus de définition et de mise en place des applications informatiques.
•    Livrer, Servir et Soutenir : LSS. Ce domaine comprend 6 processus. L’objectif est de perfectionner le fonctionnement de l’exploitation informatique.
•        Surveiller, Evaluer et Mesurer : SEM. Ce domaine comprend 3 processus. Il détail les bases du contrôle des systèmes d’information dont le contrôle interne. 

Comme on le voit COBIT 5 couvre presque tous les aspects de l’informatique. Par rapport aux versions antérieures de Cobit la part de la gestion des programmes et des projets est accrue alors que la gestion de l’exploitation est alléger.

Organisation des domaines et des processus de COBIT 5

Chaque processus se décompose en un certain nombre de « pratiques de gestion » que les auditeurs appellent des objectifs de contrôles. En fait ce sont des bonnes pratiques. Au total il y a 210 pratiques de gestion.

Ainsi le processus BAI 01 : « Gérer les programmes et les projets » comprend 14 pratiques de gestion dont par exemple la 8^ème :

BAI01.08 Planifier les projets.

Établir et maintenir un plan de projet intégré formel et approuvé (couvrant les ressources des unités d’affaires et des Technologies Informatique) pour guider la réalisation et le contrôle du projet tout au long de la vie de celui-ci. La portée des projets devrait être clairement définie et en lien avec l’établissement ou l’amélioration des capacités d’affaires.

Ce texte est un peu compliqué mais ce qu’il dit est très simple. Il est nécessaire d’établir un plan de projet intégré. Le terme n’est pas usuel. C’est plus qu’une note de cadrage couvrant une étape du processus car il concerne l’ensemble du projet. C’est quelque chose entre le Plan de Management de Projet (PMP), le Plan de Développement de projet (PDP) et le Plan de Développement de Logiciel (PDL). Mais ce n’est pas pour autant un Plan d’Assurance Qualité (PAQ).

Cette pratique de gestion met en évidence trois points importants :

·       Le plan de projet intégré couvre l’ensemble du projet de son origine à sa fin (« tout au long de la vie du projet »).

·       Le projet prend en compte « toutes les ressources des unités d’affaires », c’est-à-dire en prenant en compte la maîtrise d’ouvrage, les utilisateurs, l’encadrement et pas seulement les seules ressources de la fonction informatique.

·       Ce document est approuvé par l’ensemble des parties prenantes.

Pour en savoir plus je ne peux que vous conseiller de lire le document de présentation : COBITEN FRANÇAIS et en sélectionnant : COBIT 5 French.

Et la gouvernance ?

En fait COBIT 5 est une philosophie du management. L’objectif est de couvrir l’ensemble de l’activité de l’entreprise et en particulier l’informatique. Il cherche à dégager des principes de la gouvernance et en dégager des processus et des bonnes pratiques à faire appliquer.

Il définit la gouvernance de manière intéressante (page 25 du 1^er volume de COBIT 5) : « COBIT 5 traite de la gouvernance ainsi que de la gestion de bout en bout de l’information et des technologies connexes de l’entreprise. Cela signifie que COBIT 5 :

•       Intègre la gouvernance des TI dans la gouvernance d’entreprise. Autrement dit, le système de gouvernance des TI proposé par COBIT 5 s’intègre parfaitement à tout système de gouvernance. COBIT 5 est aligné sur les derniers développements en matière de gouvernance.

•       Couvre toutes les fonctions et les processus nécessaires pour gouverner et gérer l’information et les technologies liées à l’entreprise, quel que soit l’endroit où cette information est traitée. Compte tenu de l’étendue de sa portée, COBIT 5 aborde tous les services pertinents fournis par les TI et les processus d’affaires, internes comme externes. »

Ce texte est un peu long mais il permet de dégager deux idées fondamentales :

·       La gouvernance informatique est une partie de la gouvernance d’entreprise.

·       Elle concerne toutes les fonctions et les processus de l’entreprise.

C’est intéressant car c’est une évolution significative de l’approche antérieure de la gouvernance des Technologies Informatiques et son évolution vers la gouvernance des Système d’Information.

Des éléments de gouvernance

Cependant COBIT 5 a du mal à dégager une approche de la gouvernance SI complète car elle l’approche par l’informatique. Or, on ne le dira jamais assez IT n’est pas SI. Ce sont deux univers différents même s’ils ont des points communs. Résultat : COBIT 5 ne voit qu’une partie de la gouvernance SI, celle en relation avec IT. Or le concept de gouvernance des SI est plus large.

Avant d’aller plus loin analysons ce que dit COBIT 5 en matière de gouvernance. Il y a d’abord deux processus très important fixant la logique de la gouvernance :

•       EDS 01 : « Assurer la définition et l’entretien d’un cadre de gouvernance »

•       EDS 05 : « Assurer aux parties prenantes la transparence »

Il y a ensuite cinq processus concernant le positionnement de la démarche IT dans le cadre de l’entreprise :

•       APO 01 : « Gérer le cadre de gestion des TI. »

•       APO 02 : « Gérer la stratégie »

•       APO 03 : « Gérer l’architecture d’entreprise »

•       APO 04 : « Gérer l’innovation »

•       APO 05 : « Gérer le portefeuille »

C’est très intéressant mais c’est une approche des TI et pas une démarche orientée vers les SI.

Ensuite COBIT 5 s’intéresse aux changements. C’est en effet un moment délicat : après le projet il faut arriver à mettre en marche l’application et la faire fonctionner. Il repose sur trois processus importants :

•       BAI 05 : « Gérer le changement organisationnel »

•       BAI 06 : « Gérer les changements »

•       BAI 07 : « Gérer l’acceptation du changement et de la transition »

Enfin il ne faut pas oublier le contrôle interne avec le processus : 

•       SEM 02 : « Surveiller, évaluer et mesurer le système de contrôles internes »

Comme on le voit COBIT 5 marque une évolution significative du référentiel vers la gouvernance des SI avec au total 11 processus sur 37. C’est pas mal. Malgré cela le document reste globalement très orienté vers les technologies informatiques. Il ignore les principaux domaines de la gouvernance des Systèmes d’Information notamment :

-       La conception des systèmes d'information :

Un système d'information, quel qu'il soit, est bâti sur une conception d'ensemble. La qualité de cette démarche détermine en bonne partie l'efficacité du système d'information.

-       Le fonctionnement des systèmes d'information :

Il est important de s’assurer que le système d'information fonctionne de manière régulière et efficace. Il faut s’assurer qu’il est performant et sécurisé. Un responsable doit gérer et piloter chaque système d’information.

-       Le pilotage des systèmes d'information :

Les modifications du système d'information se font dans la durée. Il est pour cela nécessaire de piloter ces opérations. La perte de contrôle de ce processus se traduit par une dégradation significative du système d’information.

-       L'évolution des systèmes d'information

Les changements apportés au système d'information nécessitent une réflexion de type stratégique, une démarche planifiée et un contrôle des opérations effectuées.

Ces quatre domaines sont le cœur de la gouvernance des systèmes d’information. Comme on le voit COBIT ne couvre qu’une partie de la Gouvernance SI.

Revenir aux concepts de base

En fait pour avoir une approche plus complète de la gouvernance des systèmes d’information il faut avoir une approche globale comme le précise le "Manifeste de la Gouvernancedes Systèmes d’information" du Club Européen de la Gouvernance de Système d’Information (http://www.cegsi.eu) en rappelant qu’il s’agit : « de trouver et de déterminer des solutions pertinentes permettant d'aligner le management et le contrôle de l'information (comprenant toutes les ressources consommées tout au long de la chaîne économique pendant les opérations de la production, du stockage et de la distribution) avec l'organisation et ses processus, qui doivent être cohérentes et alignées avec l'émergence de la principale ressource de nos jours, l'information. » C’est un document clé pour aborder la gouvernance des systèmes d’information. 

De même dans le document « La Gouvernance des systèmes d’information.Pourquoi ? » rédigé par le Club Européen de la Gouvernance de Système d’Information il est précisé que : « les investissements dans les systèmes d’information doivent être orientés vers les objectifs et les buts choisis par la direction générale de l'entreprise. Ce sont des investissements à moyen et à long terme dont les effets sont lents à se manifester, qui se traduisent par des changements des modèles organisationnels existants, une évolution des compétences nécessaires et souvent ceci change la manière habituelle de faire des affaires. Finalement, cela se traduit par des changements importants de la culture des organisations. Ainsi, au-delà des préoccupations relatives à la compétitivité, qui est une contrainte à court terme, s’ajoutent les préoccupations de viabilité et de pérennité des organisations. Il est pour cela nécessaire de se projeter dans le moyen et le long terme de façon à ce que les impacts et les conséquences sur la longue période soient pris en compte. C'est le rôle et la responsabilité des directions générales. Finalement, en constate que la gouvernance des systèmes d'information est un ensemble d’activités hautement spécialisées, liées à des décisions stratégiques relatives aux systèmes d’information et à sa prise en compte dans la gouvernance de l’entreprise. ». 

Comme on le voit COBIT 5 est une première étape vers la gouvernance des systèmes d’information mais il reste encore une certaine distance avant d’arriver à une approche complète du domaine.

La gouvernance des projets de système d’information

Trop souvent on confond la notion de projet informatique et celle de projet de système d’information. En réalité ce sont deux démarches très différentes. Un projet de système d’information comprend un projet informatique. C’est une approche plus large.

Le projet informatique comprend le développement et la mise en place d’une application. Il est pour cela nécessaire de la concevoir, de la réaliser, de la tester et de la mettre en œuvre. Mais la notion de projet de système d’information va plus loin car non seulement il est nécessaire de concevoir et de réaliser une application mais il est surtout nécessaire de modifier l’organisation en place, de faire évoluer les compétences et de former le personnel. C’est un projet plus large et plus complexe. Un projet de système d’information c’est un projet majeur de l’organisation accompagné d’un volet plus technique concernant l’évolution de son application informatique.

Les projets de système d’information concernent un domaine beaucoup plus large que ceux concernant le seul périmètre informatique. Ils sont donc assez différents les uns des autres. Les objets à produire sont très différents et les règles de gouvernance à mettre en œuvre sont, elles aussi très différentes.

Des enjeux considérables

Les investissements réalisés par les entreprises et les administrations dans les systèmes d’information sont considérables. Aux investissements informatiques à proprement parler s’ajoutent le temps des mangers et des utilisateurs mais surtout la charge de travail nécessaire pour assurer l’évolution de l’organisation en place. Depuis quelques années on assiste à l’augmentation régulière de cette partie qui tend à devenir presque aussi importante que celle des développements.

Malheureusement on ne dispose d’aucune statistique concernant le coût des projets de système d’information ([1]). Globalement on peut estimer qu’en France le montant global des investissements de l’ordre de 50 milliards d’euros par an ([2]). C’est une somme conséquente. Ce montant représente la moitié du total des dépenses informatiques qui doivent être de l’ordre de 100 milliards d’euros par an.

Les investissements informatiques représentent une part importante des investissements annuels faits par les entreprises et les administrations est en France qui est de l’ordre de 265 milliards d’euros par an ([3]). Les investissements informatiques représentent entre 15 % et 20 % du total des investissements. A cela s’ajoute la charge de travail assurée par les maîtrises d’ouvrages et les utilisateurs. On peut estimer ces dépenses à un montant compris entre 10 et 20 milliards d’euros par an ([4]).

Ce sont des investissements importants, mais bien gérés, ils ont d’une rentabilité élevée, voir très élevée. Généralement les investissements industriels ont des retours (les pay-backs) compris entre 4 et 8 ans. Or, les investissements informatiques ont des retours compris entre 2 et 4 ans. Ceci explique l’intérêt accordé par le management par ces opérations. Faut-il encore les maitriser convenablement ! Aujourd’hui l’ensemble de ces investissements ont un impact significatif sur la rentabilité et l’efficacité des entreprises. Plus le temps passe, plus cet effet est significatif. Ceci explique qu’ils sont aujourd’hui devenus un facteur clé de la croissance économique.

Un puissant levier de croissance

Ces faits expliquent l’importance accordée par les pouvoirs politiques à l’économie numérique. Son importance croissante est dû à la conjonction de deux mécanismes économiques fondamentaux :

-        Les gains de productivité. C’est l’impact classique des investissements informatiques. Elle consiste à dépenser moins de ressources pour effectuer les mêmes opérations comme la saisie d’un dossier client, l’émission d’une facture,… Il existe encore une réserve importante de gains de productivité qui seront dégagés dans les années à venir grâce au développement des systèmes d’information.

-        Les gains de l’efficacité. Ils sont liés à une augmentation du chiffre d’affaires de l’entreprise et à une augmentation significative des marges dégagées. C’est le domaine d’excellence du commerce électronique mais aussi d’applications développées à l’aide de serveurs Web. C’est le cœur des développements à venir.

Pour ces raisons il est important d’être sélectif dans le choix des projets de façon à concentrer ses efforts sur les opérations les plus intéressantes. Il ne s’agit pas pour autant d’éliminer tous les projets à rentabilité faible ou incertaine mais de privilégier les opérations les plus intéressantes.

Autre facteur clé : la capacité de l’entreprise à gérer les projets informatiques. Il y a des entreprises très performantes et d’autres ayant plus de mal dans ce domaine. CMMI a montré qu’il y a des écarts importants entre les entreprises situées au niveau 2 et celles se trouvant au niveau 5.

Mais au-delà de ces constatations il est nécessaire de prendre en compte la capacité de l’entreprise à gérer un projet de système d’information. La maturité du processus de gestion de projet se traduit par une capacité à mieux maîtriser les délais, les budgets et les performances attendues du futur système d’information. Pour les entreprises cette meilleure maîtrise des systèmes d’information est un enjeu vital car les systèmes d’information constituent une partie croissante des produits ou des services vendus. Les clients sont acheteurs de systèmes d’information de plus en plus sophistiqués. Par exemple, quand on envoie un colis où un pli important on trouve normal de pouvoir le suivre jusqu’au moment de sa livraison. De même, le fait de pouvoir consulter à tout instant des catalogues électroniques de produit avec photos et plan à jour semble aujourd’hui une opération naturelle.

Le rôle des bonnes pratiques en matière de systèmes d’information

La maturité des systèmes d’information est pour chaque entreprise un objectif stratégique. Elle permet de mesurer l’aptitude des entreprises à mettre en œuvre des systèmes d’information contribuant de manière significative à leur rentabilité et leur efficacité. Elle est, en grande partie, liée à la capacité de mettre en œuvre un certain nombre de bonnes pratiques. Elles concernent quatre domaines particuliers :

-        La conception des systèmes d’information. Un système mal conçu, quelque soit la qualité des autres opérations effectuées, ne donnera jamais des résultats satisfaisants. A l’inverse un système bien conçu sera facile à mettre en œuvre et se mettra en place sans peine. La qualité de la conception est un facteur clé de réussite des systèmes d’information. Pour être efficace elle doit reposer sur une architecture et une organisation clairement définies. Il est pour cela important de prendre en compte l’organisation préexistante. C’est la base de la conception du futur système. Une bonne conception doit permettre d’avoir une organisation évolutive. Celle-ci doit être capable d’évoluer et de s’adapter à des changements du contexte.

-        Le fonctionnement des systèmes d’information doit être régulier et performant. Les opérations doivent se dérouler sans problèmes avec régularité et sans interruption. Un ou plusieurs responsables doivent être chargés de les surveiller et d’intervenir en cas de nécessité. Ce peut être un responsable du métier, de processus ou un maître d’ouvrage. Des indicateurs de performances regroupés dans un tableau de bord régulièrement mis à jour. Le système informatique doit fournir, de manière régulière, les informations nécessaires pour exercer cette surveillance. permettent de piloter les opérations, Ces indicateurs doivent permettre d’améliorer la productivité et d’accroître l’efficacité du système d’information.  

-        L’adaptation des systèmes d’information. Ils doivent s’adapter aux évolutions du contexte de l’entreprise : apparition de nouvelles fonctions, changement de réglementation, renforcement des contrôles, évolution du contenu des tâches,… Les systèmes d’information ne sont pas des systèmes statiques, ils sont évolutifs. Pour éviter toute dérive importante ces changements doivent être gérés en mode projet. Ceci concerne la partie informatique des systèmes d’information mais aussi les changements d’organisation. Ces démarches comportent des mesures ponctuelles, des refontes partielles ou des refontes totales. Ce sont des opérations délicates à mener et elles demandent de mettre en place un pilotage rigoureux.

-        Le pilotage des évolutions des systèmes d’information. Ces changements doivent être pilotés par une personne ayant une vision d’ensemble du système d’information. Pour réussir il est très important d’avoir la confiance des différentes parties prenantes concernées. De plus il faut mettre en place un dispositif de pilotage adapté capable de réagir rapidement à des changements du contexte. Toutes ces évolutions doivent être suivies et toute dérive doit être rapidement détectée. Pour cela le pilote a la responsabilité d’établir des plannings et des budgets et de les suivre.

Il existe, comme on le voit, un certain nombre de bonnes pratiques concernant la gouvernance des systèmes d’information. Elles reposent sur le degré de maturité des systèmes d’information. L’expérience montre qu’il existe des situations où l’évolution des systèmes d’information est correctement maîtrisée et des cas où ces opérations sont plus délicates. C’est un enjeu important. Il est, pour ces raisons, important de s’assurer de l’application des bonnes pratiques.

Les trois dimensions du système d’information

Ces bonnes pratiques reposent sur trois grandes règles de management des projets adaptées au contexte des systèmes d’information :

-        La définition du périmètre du système d’information. C’est un enjeu majeur. Face à un besoin donné on peut envisager plusieurs solutions possibles : fixer un périmètre large ou au contraire envisager une solution minimale. Il est alors possible de choisir celle qui est le plus adaptée notamment en ce qui concerne le périmètre fonctionnel de l’application informatique mais aussi sur l’organisation à mettre en place.

-        Le coût du projet et les coûts de fonctionnement du système d’information. Il faut d’abord maîtriser le montant total des investissements nécessaires. Ce sont d’abord le coût du développement mais aussi l’achat des progiciels. Mais, c’est aussi le matériel nécessaire et surtout l’organisation qu’il est nécessaire de mettre en œuvre. Il est aussi nécessaire de suivre de près le coût de fonctionnement du système d’information. Ce montant comprend les frais de personnel, les coûts des locaux nécessaires, l’amortissement des investissements de matériels et de logiciels, les quotes-parts de direction,… Sur cette base il est possible de calculer les coûts unitaires par opération qui sont des indicateurs intéressants à suivre.   

-        L’efficacité du dispositif. C’est un point important. Il est nécessaire de mesurer la contribution du système d’information au fonctionnement de l’entreprise. Est-ce qu’il contribue de manière significative à l’amélioration de la productivité et de l’efficacité de l’entreprise ? Les investissements effectués dans les systèmes d’information doivent se traduire par des gains significatifs et mesurables comme des réductions de coûts, des augmentations de chiffre d’affaires ou des améliorations significatives de la marge nette. Si non ce sont des investissements sans contrepartie directe.

Une maîtrise insuffisante du périmètre fonctionnelle du projet de système d’information se traduit généralement par une dérive significative de son budget. De même, l’accumulation de gains insuffisants se traduit, tôt ou tard, par une pression croissante sur la rentabilité globale de l’entreprise.

Quelques points clés

Dans ces conditions il est nécessaire d’être très attentifs à un certain nombre de points clés qui sont autant de facteurs de succès comme :

-        Avoir une vision globale des systèmes d’information. Trop souvent on développe les applications informatiques au coup par coup sans les mettre en perspective. Cela se traduit par une forte hétérogénéité des systèmes d’information. Il est nécessaire de lutter contre cette dispersion en ayant une approche globale des systèmes d’information.

-        Lier les systèmes d’information à la stratégie de l’entreprise. Pour éviter les dérives il est nécessaire de positionner les différents systèmes d’information à la stratégie générale de l’entreprise. Trop souvent on note qu’ils s’éloignent de ces orientations et cette dispersion se traduit par une perte d’efficacité.

-        Placer les systèmes d’information au cœur de l’entreprise. Or, ce n’est pas ce qui est observé. Trop souvent l’informatique est encore conçue comme une activité en marge de l’entreprise. Les systèmes d’information sont alors considérés comme des fonctions de service. Il faut inverser cette approche et considérer qu’ils constituent le cœur de l’activité de l’entreprise ([5]).

-        Définir clairement la responsabilité de chaque système d’information. Il est important de préciser le rôle de chacun et notamment de définir qui fixe les principales orientations le concernant. Il doit définir les évolutions nécessaires, les planifier et ensuite s’assurer qu’elles sont mises en œuvre dans de bonnes conditions. Il est possible que cette responsabilité soit collective mais dans ce cas il est nécessaire de définir des règles de fonctionnement permettant d’éviter tout blocage.

-        Orienter les systèmes d’information vers les processus. Traditionnellement les systèmes d’information ont été conçus pour gérer les différentes fonctions de l’entreprise. Depuis quelques années les ERP ont permis de mettre en place des systèmes d’information orientés vers les processus. C’est une évolution majeure qui va se traduire par des changements de l’organisation des entreprises.

-        Piloter les projets de systèmes d’information. Comme il est nécessaire de piloter les projets informatiques on doit piloter les projets de système d’information. C’est un objectif complexe car on doit d’abord gérer le projet informatique puis ensuite prendre en charge le projet organisationnel et humain. Son pilotage est toujours délicat et nécessite des personnes expérimentées.

-        Assurer l’évolution régulière des systèmes d’information. Ils évoluent par étape car il est toujours délicat de les faire changer. L’expérience montre que les sauts trop importants peuvent mener à des situations délicates. Il est, pour cela, nécessaire de planifier ces opérations dans le temps en veillant à éviter d’avoir des étapes trop lourdes et trop longues.

Ces différents points clés montrent l’importance des bonnes pratiques en matière de gestion de projets des systèmes d’information. Or, la mise en œuvre efficace des systèmes d’information est un enjeu majeur pour les entreprises. Malheureusement, ils sont, trop souvent, laissés à l’initiative des bonnes volontés. Dans certains cas les résultats sont satisfaisants, mais dans de nombreux autres cas ils laissent à désirer. C’est une affaire de gouvernance.

Conclusion

Il est pour cela nécessaire de développer les règles de gouvernance des systèmes d’information. Il faut aller au-delà des concepts de gouvernance de l’informatique vers une approche plus élargie de la gouvernance adaptée aux systèmes d’information. Cette évolution est en cours. Il faut la renforcer et la systématiser.

Il est notamment fondamental d’arriver à aligner les projets de systèmes d’information sur la stratégie de l’entreprise. C’est un enjeu majeur. La rentabilité et même la pérennité des entreprises en dépendent.

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[1] - Même le montant des investissements informatiques globaux est souvent ignoré. L’INSEE comme les cabinets de marketing tel que Gartner, IDC, PAC,… ont du mal à les chiffrer et proposent que des vues partielles tendant à sous-estimer ce montant.

[2] - Le montant annuel des investissements informatiques comprend :

-        Les achats de progiciels pour environ 10 milliards d’euros,

-        La réalisation de développements spécifiques pour environ 20 milliards d’euros dont la moitié est dépensé en interne et l’autre moitié est prise en charge par les sociétés de service,

-        Les achats de matériels pour environ 20 milliards d’euros dont la moitié correspond à la vente de logiciels systèmes, de base de données,… et le reste en hardware à proprement parler.

[3] - Le montant des investissements se composent de 193 milliards d’euros fait par les entreprises non-financières, 12 milliards d’euros pour les entreprises financières et 59 milliards d’euros pour les administrations publiques.

[4] - La charge de travail des maitrises d’ouvrages et des utilisateurs correspond au travail de conception des applications et de tests des programmes. A cela s’ajoute les coûts de formation, de réorganisation et de mise en place liés à la mise en œuvre des systèmes d’information.

[5] - A ce jour très peu d’entreprises ont réalisé cette révolution copernicienne. Elles ne font que commencer leur processus de « googelisation ». C’est une mutation majeure à venir. 

Il est nécessaire de définir les systèmes d’information

Pour définir les modalités de la gouvernance des systèmes d’information il est nécessaire de préciser ce qu’est un système d’information. Cela fait plusieurs messages qu’Yves Caseau et moi-même tournons autour d’une définition en hésitant sur une formulation définitive. C’est un choix délicat et difficile.
On a constaté la fragilité des définitions usuelles des systèmes d’information comme celle d’affirmer que c’est « un ensemble de ressources qui permet de traiter de l'information ». Ce n’est pas une définition mais un truisme qui n’apporte pas grand-chose car il est évident que pour traiter de l’information des ressources sont nécessaires. D’ailleurs pour effectuer toute activité, quelle qu’elle soit, il est nécessaire de lui affecter des ressources suffisantes.
Pour arriver à une définition opérationnelle des systèmes d’information il faut prendre en compte l’ensemble des opérations qui leur sont liées. Pour cela je propose la formulation suivante :

• Un système d’information est un dispositif organisationnel et technique permettant de gérer des données et d’effectuer des opérations. Il repose généralement, en tout ou partie, sur un processus, une triple architecture (fonctionnelle, données et technique), des compétences et des qualifications.

Chaque terme appelle quelques explications complémentaires :

• Un dispositif organisationnel. Un système d’information est d’abord une organisation chargée de prendre en charge des opérations comme, par exemple, de vendre des produits ou des services, d’acheter, de produire, de fournir des prestations,… Des personnes clairement définies sont chargées d’effectuer les tâches nécessaires. Elles sont encadrées par une hiérarchie qui est chargée de définir des méthodes de travail et donc une organisation adaptée.
• Un dispositif technique. De nos jours la plupart des systèmes d’information reposent sur des systèmes informatiques qui prennent en charge la plupart des traitements qui doivent être effectués. Il est pour cela nécessaire de mettre en œuvre des serveurs, des systèmes de stockage, des postes de travail, des réseaux,… Pour faire fonctionner il est nécessaire de disposer des logiciels comme des systèmes d’exploitation, des bases de données et surtout des logiciels chargés d’effectuer les traitements.
• Gérer des données. La première étape du processus est de saisir, valider puis stocker les données qui doivent être prises en compte. Pour y arriver le personnel chargé de ces opérations doit disposer des matériels et des logiciels nécessaires. C’est un point clé. Dans ce but on doit mettre en œuvre des outils adaptés et efficaces permettant de travailler dans de bonnes conditions. Il est pour cela nécessaire que les saisies se fassent rapidement. Elles sont généralement assurées par les utilisateurs mais elles peuvent aussi être effectuées par des sources extérieures. Il est ensuite important de contrôler puis de stocker ces données.
• Effectuer les opérations nécessaires. Une fois les données saisies il est possible d’effectuer les traitements prévus. Ceux-ci pouvaient être simples comme la consultation de données et leur mise à jour mais ils peuvent être plus complexes et se traduire par des éditions où l’émission de messages. Ils peuvent s’exécuter en temps réel ou de manière désynchronisée. Ce peut être l’émission de bons de commande, l’édition de factures, le calcul de bulletins de paie,… Il arrive souvent que des interventions manuelles ont lieu au cours des traitements ce qui risque d’allonger les délais de traitement.
• Un processus. L’enchaînement des opérations se traduit par un processus plus ou moins complexes. C’est un enchaînent des différentes tâches comme des saisies, des contrôles, des traitements,…. Le système d’information est sous-jacent à l’ensemble du processus. Certaines applications ne couvrent qu’une partie du processus comme la paie ou la comptabilité alors que d’autres couvrent son intégralité comme les ERP.
• Une architecture fonctionnelle. Un système informatique, quel qu’il soit, repose sur une conception fonctionnelle. Elle peut être excellente ou médiocre mais, dans tous les cas, elle existe. Elle repose sur l’identification des principales fonctions et leur regroupement dans de grands blocs de fonctionnels puis la définition des relations qu’ils ont entre eux. Ils précisent aussi les rapports entre le système concerné et les autres applications existantes.
• Une architecture des données. Il est de même nécessaire de définir l’organisation des données et les moyens d’accéder de manière efficace aux informations. Les bases de données existantes sont structurantes. L’expérience montre que certaines bases de données ont des durées de vie supérieure à celles des applications. C’est, par exemple, le cas de la base de données des clients, des produits,… Ces bases structurent l’architecture fonctionnelle.
• Une architecture technique. Pour permettre le fonctionnement des applications dans de bonnes conditions il est nécessaire que les traitements reposent sur une architecture technique pérenne, performante et adaptée. Elle se compose d’un serveur ayant un ou plusieurs processeurs, un système disque, propre au serveur ou partagé, des postes de travail, un réseau, des protocoles d’échange de données, des logiciels de gestion de base de données,… C’est un ensemble complexe, plus ou moins homogène. La qualité de l’architecture technique a une influence directe sur les performances de l’application.
• Des compétences et des qualifications. Pour concevoir et mettre en œuvre ces différents systèmes il est nécessaire de développer le savoir et le savoir-faire des personnes chargées de faire fonctionner le système d’information. C’est un facteur clé de leur efficacité. Cela se traduit par des programmes de formation, de promotion et de recrutement ambitieux.

L’ensemble de ces éléments constituent les systèmes d’information. C’est une combinaison de personnes, de matériels et de logiciels qui interagissent. Elles reposent sur des architectures fonctionnelles, techniques et des données qui reflètent une conception d’ensemble du système d’information.

Cette définition des systèmes d’information est provisoire et mérite d’être discutée. J’attends vos commentaires et vos observations.

Processus et Entreprise 2.0

Bonjour à tous,

un petit mot pour parler de l'exposé que je pourrai faire le 14 Septembre autour de mon nouveau livre "Processus et Entreprise 2.0". Pour vous donner un aperçu, voici le 4e de couverture:

Les entreprises modernes doivent faire face à des enjeux multiples, souvent contradictoires : excellence, rapidité, innovation, flexibilité,…. Pour faire face, plusieurs pistes d’évolution et de transformation sont proposées : l’optimisation des processus, notamment au travers du lean management, et l’optimisation de l’organisation, notamment par une démarche d’Entreprise 2.0. Ces approches sont souvent perçues comme complexes, conceptuelles voire inadaptées à la culture française.

Ce livre explique le concept d’Entreprise 2.0 du point de vue de l’efficacité de la communication, dans une perspective de favoriser l’innovation. Il démystifie le lean management avec une double perspective : celle de l’efficacité systémique et celle de l’apprentissage en vue de l’amélioration continue. Le parti-pris de juxtaposer ces deux approches – qui s’enrichissent mutuellement – permet de dépasser l’antagonisme entre méthode et agilité, entre standardisation et innovation.

Ce livre propose une vision humaniste de l’entreprise, qui remet l’homme et la communication au cœur des processus, et replace le « travail sur le terrain» et l’apprentissage permanent comme socle de la performance de l’entreprise.

Il ne s'agit pas d'un livre sur les systèmes d'information, et encore moins un livre sur la gouvernance. Il contient un chapitre sur le SI, mais qui est destiné à des non-informaticiens et qui insiste sur l'importance de l'"orientation-processus" du SI. On y retrouve des messages classiques pour notre groupe:

• 1. Savoir collecter, analyser et reconstruire, de façon réactive, des événements liés aux processus est une des compétences clé de l’entreprise du 21^e siècle (6.2.2).
  2. Les données métiers forment le cœur du système d’information et le trésor (au sens du capital immatériel) de l’entreprise (6.2.3).
  3. Le 21^e siècle est celui du « temps réel commercial », c’est-à-dire de la perception d’immédiateté par le client (6.2.3).
  4. L’approche SOA permet de délivrer les services d’aujourd’hui sans compromettre la capacité à fournir ceux de demain – le développement durable du SI (6.3.1).
  5. La mutualisation et la réutilisation suppose un partage constant de l’état présent et des ambitions futures, dans le cadre de la gouvernance du système d’information (6.3.2).
  6. La capacité d’anticipation du SI est une responsabilité commune de l’entreprise parce qu’elle s’appuie nécessairement sur une vision de l’évolution des métiers (6.3.3).
  7. Le développement des technologies informatiques du Web, et en particulier du Web 2.0, est une formidable opportunité pour le système d’information, qu’il serait regrettable d’ignorer (6.4.1).
  8. L’exigence du client « architecte de sa propre expérience » a un impact fort sur la nature du système d’information (6.4.2).
  9. La partie du SI qui gère les interactions avec le client (que l’on désigne par le front office) doit devenir 2.0 (6.4.2).

Ce que j'imagine, c'est de vous proposer un exposé en trois parties:

• les défis de l'entreprise du 21e siècle, le post-taylorisme, l'accroissement de la complexité, le post-modernisme et sa traduction sur le Web 2.0 etc.
• Le rôle du Système d'information dans cette transformation
• Les questions de gouvernances associées
  exemple: gestion des flux d'information, gestion des processus, lean IT, ...

Je vais réfléchir un peu de mon coté puis je vous proposerai un petit texte sur ce blog, pour vous donner envie de venir discuter.