Il est vrai que l’exercice est difficile car la notion de système d’information est abstraite. Il n’est pas possible de le voir. On peut juste décrire ses conséquences, encore faut-il qu’elles soient mesurables. C’est un peu comme de définir un escalier en colimaçon. Tout le monde sait ce que c’est mais il est toujours difficile de trouver une définition adaptée ([1]) et à la fin on finit par faire un geste circulaire du doigt pour montrer qu’il tourne sur lui-même. Il est toujours délicat de définir un concept. C’est d’autant plus difficile qu’il existe plusieurs sortes de systèmes d’information. J’en connais au moins trois mais il en existe surement d’autres :
· Les systèmes d’information de fonction comme la paie, la facturation, la comptabilité,… Ils sont destinés à des professionnels et ont pour objectif de leur permettre de faire leur travail dans de meilleures conditions (plus vite, plus juste, plus détaillé).
· Les systèmes d’information de métier qui permettent à toutes les personnes d’une même organisation concernées par une activité commune de travailler de manière coordonnée. C’est le cas d’un processus comme les achats et les ventes. Les logiciels intégrés (les ERP) sont conçus pour traiter une opération de bout en bout. Il est ainsi possible de gérer une commande client ou fournisseur, un lancement de production, un ensemble d’opération de logistique,…du début à la fin du processus.
· Les systèmes d’information interface permettent à des personnes situées hors de l’entreprise d’interagir avec ses systèmes d’information. Il est ainsi possible de consulter les bases de données, de les mettre à jour, de passer des commandes,… C’est le cas des sites de commerce électronique mais aussi de nombreux autres sites Web comme Google, Yahoo, ….
Cette classification des systèmes d’information n’est peut-être pas complète mais elle permet d’apprécier le nombre et la variété des situations rencontrées. Des systèmes très différents les uns des autres
L’analyse des différents types de systèmes d’information rencontrés montrent la grande variété des situations observées. Cependant, dans tous les cas on retrouve des éléments communs comme des entrées, des sorties, des bases de données, des serveurs et des traitements. Mais au-delà ces points communs il existe de nombreuses particularités comme par exemple :
· Les systèmes d’information de fonction sont organisés autour d’une ou plusieurs bases de données : les clients, les produits, les comptes,…. Les échanges avec d’autres d’applications se font à l’aide d’extractions effectuées soient en batch (à périodicité quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle) avec des risques de désynchronisation entre les différents systèmes, soit en transactionnel mais avec la crainte de lourdeur et de la complexité de l’opération. De plus, que se passe-t-il si la transaction échoue au cours de son exécution ?
· Les systèmes d’information orientés métier sont conçus pour éviter ces transferts de données. Il est ainsi possible d’enchaîner à partir d’un événement l’ensemble des opérations qui s’enchainent. Pour cela un ensemble de bases de données vont être simultanément mises à jour à chaque transaction de sorte que toutes les opérations sont simultanément effectuées.
· Les systèmes d’information interface sont conçus pour être particulièrement faciles à mettre en œuvre. Une personne ignorant tout de l’application est capable de saisir quelques données et de lancer des requêtes sur les bases de données mises à disposition. L’exemple de ce type de système d’information est donné par Google, Amazon, Voyageurs-Sncf,…Il est aussi possible de saisir de cette manière de faibles volumes de données mais ce n’est pas très pratique.
Comme on le voit ces différents systèmes d’information ont des fonctionnalités spécifiques et des organisations distinctes. Ils se gèrent aussi de manière particulière :
· Les systèmes d’information de fonction sont généralement pilotés par un professionnel connaissant bien le travail qui doit être effectué et qui détecte immédiatement les erreurs qui peuvent survenir : un chef comptable, un responsable d’administration des ventes, un professionnel de la paie,…
· Les systèmes d’information orientés métier sont trop complexes pour qu’une seule personne puisse les gérer. En général ils sont pris en charge par une équipe conséquente car il est nécessaire de faire appel à de nombreuses expertises. Généralement ce groupe de professionnels prend en charge toutes les fonctions d’assistance, de maintenance et de pilotage nécessaires pour faire fonctionner correctement ces systèmes d’information.
· Les systèmes d’information interface sont particulièrement difficiles à définir et encore plus complexe à exploiter car personne ne sait qui seront les futurs utilisateurs du système, ni la manière dont ils l’utiliseront. Cela peut se traduire par des pointes de charges considérables qui se traduisent par des temps de réponses difficilement supportables. L’organisation des traitements et le choix des moyens sont des éléments clés pour assurer la réussite de ces systèmes.
Tout ceci montre qu’il n’est pas possible d’avoir une définition unique du système d’information. Ils sont trop complexes et trop variés pour y arriver. Pour contourner ces difficultés on se limite généralement à décrire les caractéristiques fonctionnels des systèmes d’information et les enjeux correspondants. Mais est-ce suffisant ?
Il est donc très difficile d’arriver à dégager une définition unique des systèmes d’information. Il est de loin préférable de revenir à un modèle simple en distinguant trois parties distinctes.
• Le système informatique au sens strict du terme comprend le service informatique, ses équipes, ses matériels et ses logiciels financés par le budget informatique.
• La fonction informatique est une notion plus générale car elle comprend outre les systèmes informatiques centraux tous les équipements, les logiciels et les personnels se trouvant dans les différentes unités de l’entreprise. Ceci correspond à l’informatique décentralisée.
• Le système d’information comprend la fonction informatique ainsi que l’ensemble des personnes intervenant dans le cadre du système informatique soit pour saisir des données, soit pour les consulter, les extraire ou effectuer les traitements nécessaires.
Il est certain que la description de ce troisième cercle est délicate car les formes rencontrées sont variées.
[1]- On peut définir un escalier en colimaçon comme un escalier qui s’enroule sur lui-même.
