Il est nécessaire de définir les systèmes d’information

Pour définir les modalités de la gouvernance des systèmes d’information il est nécessaire de préciser ce qu’est un système d’information. Cela fait plusieurs messages qu’Yves Caseau et moi-même tournons autour d’une définition en hésitant sur une formulation définitive. C’est un choix délicat et difficile.
On a constaté la fragilité des définitions usuelles des systèmes d’information comme celle d’affirmer que c’est « un ensemble de ressources qui permet de traiter de l'information ». Ce n’est pas une définition mais un truisme qui n’apporte pas grand-chose car il est évident que pour traiter de l’information des ressources sont nécessaires. D’ailleurs pour effectuer toute activité, quelle qu’elle soit, il est nécessaire de lui affecter des ressources suffisantes.
Pour arriver à une définition opérationnelle des systèmes d’information il faut prendre en compte l’ensemble des opérations qui leur sont liées. Pour cela je propose la formulation suivante :

• Un système d’information est un dispositif organisationnel et technique permettant de gérer des données et d’effectuer des opérations. Il repose généralement, en tout ou partie, sur un processus, une triple architecture (fonctionnelle, données et technique), des compétences et des qualifications.

Chaque terme appelle quelques explications complémentaires :

• Un dispositif organisationnel. Un système d’information est d’abord une organisation chargée de prendre en charge des opérations comme, par exemple, de vendre des produits ou des services, d’acheter, de produire, de fournir des prestations,… Des personnes clairement définies sont chargées d’effectuer les tâches nécessaires. Elles sont encadrées par une hiérarchie qui est chargée de définir des méthodes de travail et donc une organisation adaptée.
• Un dispositif technique. De nos jours la plupart des systèmes d’information reposent sur des systèmes informatiques qui prennent en charge la plupart des traitements qui doivent être effectués. Il est pour cela nécessaire de mettre en œuvre des serveurs, des systèmes de stockage, des postes de travail, des réseaux,… Pour faire fonctionner il est nécessaire de disposer des logiciels comme des systèmes d’exploitation, des bases de données et surtout des logiciels chargés d’effectuer les traitements.
• Gérer des données. La première étape du processus est de saisir, valider puis stocker les données qui doivent être prises en compte. Pour y arriver le personnel chargé de ces opérations doit disposer des matériels et des logiciels nécessaires. C’est un point clé. Dans ce but on doit mettre en œuvre des outils adaptés et efficaces permettant de travailler dans de bonnes conditions. Il est pour cela nécessaire que les saisies se fassent rapidement. Elles sont généralement assurées par les utilisateurs mais elles peuvent aussi être effectuées par des sources extérieures. Il est ensuite important de contrôler puis de stocker ces données.
• Effectuer les opérations nécessaires. Une fois les données saisies il est possible d’effectuer les traitements prévus. Ceux-ci pouvaient être simples comme la consultation de données et leur mise à jour mais ils peuvent être plus complexes et se traduire par des éditions où l’émission de messages. Ils peuvent s’exécuter en temps réel ou de manière désynchronisée. Ce peut être l’émission de bons de commande, l’édition de factures, le calcul de bulletins de paie,… Il arrive souvent que des interventions manuelles ont lieu au cours des traitements ce qui risque d’allonger les délais de traitement.
• Un processus. L’enchaînement des opérations se traduit par un processus plus ou moins complexes. C’est un enchaînent des différentes tâches comme des saisies, des contrôles, des traitements,…. Le système d’information est sous-jacent à l’ensemble du processus. Certaines applications ne couvrent qu’une partie du processus comme la paie ou la comptabilité alors que d’autres couvrent son intégralité comme les ERP.
• Une architecture fonctionnelle. Un système informatique, quel qu’il soit, repose sur une conception fonctionnelle. Elle peut être excellente ou médiocre mais, dans tous les cas, elle existe. Elle repose sur l’identification des principales fonctions et leur regroupement dans de grands blocs de fonctionnels puis la définition des relations qu’ils ont entre eux. Ils précisent aussi les rapports entre le système concerné et les autres applications existantes.
• Une architecture des données. Il est de même nécessaire de définir l’organisation des données et les moyens d’accéder de manière efficace aux informations. Les bases de données existantes sont structurantes. L’expérience montre que certaines bases de données ont des durées de vie supérieure à celles des applications. C’est, par exemple, le cas de la base de données des clients, des produits,… Ces bases structurent l’architecture fonctionnelle.
• Une architecture technique. Pour permettre le fonctionnement des applications dans de bonnes conditions il est nécessaire que les traitements reposent sur une architecture technique pérenne, performante et adaptée. Elle se compose d’un serveur ayant un ou plusieurs processeurs, un système disque, propre au serveur ou partagé, des postes de travail, un réseau, des protocoles d’échange de données, des logiciels de gestion de base de données,… C’est un ensemble complexe, plus ou moins homogène. La qualité de l’architecture technique a une influence directe sur les performances de l’application.
• Des compétences et des qualifications. Pour concevoir et mettre en œuvre ces différents systèmes il est nécessaire de développer le savoir et le savoir-faire des personnes chargées de faire fonctionner le système d’information. C’est un facteur clé de leur efficacité. Cela se traduit par des programmes de formation, de promotion et de recrutement ambitieux.

L’ensemble de ces éléments constituent les systèmes d’information. C’est une combinaison de personnes, de matériels et de logiciels qui interagissent. Elles reposent sur des architectures fonctionnelles, techniques et des données qui reflètent une conception d’ensemble du système d’information.

Cette définition des systèmes d’information est provisoire et mérite d’être discutée. J’attends vos commentaires et vos observations.